+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Правила ведения и хранения личных дел работников

Правила ведения и хранения личных дел работников

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила хранения личных дел в кадровой службе

Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в общем случае храните в кадровой службе. В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, формирование личных дел сотрудников, их оформление и хранение определяют локальными актами. Помните, что не все документы и их копии можно хранить в личном деле сотрудника.

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист. На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник. Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть. В заголовке личного дела пропишите Ф. Как оформить личное дело работника: образец титульного листа. Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель.

Листы личного дела пронумеруйте нарастающей нумерацией арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Использовать чернила или цветные карандаши нельзя. В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника.

Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении. Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов. При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Дополняйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника.

Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением.

Какие документы нельзя помещать в личные дела сотрудников. В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных.

Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника образец небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персданных. Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее.

На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документов, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утв. Указом Президента от Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки.

Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен.

Работодатель вправе определить его самостоятельно. Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов.

Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований. Следуйте простым правилам, чтобы личные дела работников всегда были в порядке. Правило 2: В папке должно находиться не более листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши. Не нужно пронумеровывать все страницы.

Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке. Храните в отделе кадров личные дела всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации. Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании. Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите. Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты.

Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель. На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель.

На обложке проставьте срок хранения личных дел. Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания. Проведите ревизию всех дел, чтобы:. Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан.

Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства. Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. Кадровик 3 subscribers. Личные дела для госслужащих Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено.

Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов. В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника.

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ. Скачать заполненный образец анкеты работника. Скачать бланк внутренней описи личного дела.

Правила и рекомендации ведения личных дел

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет.

Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее. Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий.

Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте. Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь. Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела.

Их хранят отдельно. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. Все эти документы содержат персональные данные человека.

Поэтому хранить их просто так чтобы были нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования.

По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику.

Это исключит риск претензий при проверках. И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается. За нарушения в работе с персональными данными ст.

Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства. Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики. Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:. Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников форму журнала можно разработать самостоятельно. Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации.

Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации. Согласно ст. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет.

Личные дела руководителей хранятся бессрочно ст. Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь. Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Личные дела работников - правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить?

Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы. Обязательно ли вести личные дела работников? Состав личного дела сотрудника в годах Формирование личного дела работника: образец Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров Итоги.

Состав личного дела сотрудника в годах Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Обычно перечень документов в личном деле работника таков: анкета, заполняемая при приеме на работу; Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь. Формирование личного дела работника: образец Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить.

Как правило, порядок следующий: На каждого работника заводится отдельная папка или файл. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме заявления, трудового договора, приказа о приеме и заканчивая копией приказа об увольнении.

Каждый лист дела нумеруется. В один том подшивают не более листов п. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Оформляя дело на хранение, нужно: сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола; пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись; составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже; оформить обложку титульный лист , указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован. Итоги Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья. Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваши вопросы. Добрый день! Подскажите, пожалуйста, а документы об образовании в личное дело не входят? Если нет, то почему? Это же документ на основании которого мы принимаем специалиста. Состав личного дела определяется локальными актами компании и никак законодательно не регламентирован за исключением некоторых госструктур. Поэтому ответить на Ваш вопрос достаточно сложно.

Не очень понятна мотивация Вашего вопроса. Вы можете задать его в развернутом виде на форуме. Не понимаю Может где-то напрямую требование указано? Подскажите, пожалуйста, если в личном деле работника утерян трудовой договор, можно ли формировать дело для хранения в архиве?

Какие документы должны быть подшиты в личное дело после увольнения учителя, для передачи на хранение. Он не отличается от состава документов любого другого работника: - копии приказов, документов собранных при приеме, паспортных данных, данные о поощрениях, использованных отпусках. Перечень довольно широкий. Вы можете задать свой вопрос развернуто на форуме. Должны ли храниться трудовые договора в личном деле?

Какие изменения ведения личных дел произошли в году,а именно в государственных образовательных учреждениях. Ваш вопрос. Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку — 1 раз в неделю, бесплатно.

Инструкция о порядке ведения личных дел работников

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все.

Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника или обучения. Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников? Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих. Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные. Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль. Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего? Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника.

Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным. Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается. Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон. Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места.

Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника. Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:.

Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы. Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:. Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных.

Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка сбор обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее.

Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае? Посмотреть ответ. Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке. Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников. Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе обложке. Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней. Опись удобно вести в виде следующей таблицы. После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой. Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме.

Он может предусматривать ряд учетных процедур:. Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников? В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля. Мы не разбираем частные случаи по документам. Отвечаем на конкретные вопросы. Если у вас есть вопрос Главная Сотрудники Документы для личного дела работника и его формирование.

Содержание страницы. Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования.

Теги по теме. Отменить ответ. Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. В налоговую. Проверьте почту. На ваш Email отправлено письмо с кодом. Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте.

Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь.

Это бесплатно. Суть вопроса. Подробное описание вопроса. Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту. У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства?

Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь. На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка. В нашей базе более документов с подробными описаниями и файлами для скачивания. У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы. Добавьте сайт в закладки!

Сообщить об ошибке.

Электронная версия журнала Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда Показать все.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Личное дело формируют при приеме сотрудника на работу в порядке, который разработан работодателем с учетом особенностей делопроизводственных процессов организации.

При этом учитываются и общие принципы, в соответствии с которыми осуществляется ведение кадровых документов. Однако, в соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения Федеральный закон от Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих регламентируется положением, утвержденным Указом Президента РФ от Обязанность и порядок ведения личных дел работников также могут быть установлены отраслевым регламентом или головной организацией.

Коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Но, как показывает практика, проще вести личные дела всех сотрудников независимо от занимаемой ими должности, поскольку такое дело — упорядоченный источник сведений о каждом работнике, доступный в любое время.

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить своим локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.

Формирование личного дела начинается сразу после того, как стороны подписали трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшивают копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС. После внесения изменений в пенсионное законодательство вместо СНИЛС работник может представить справку, подтверждающую регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в электронном виде.

Скачать образец. Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, которые подтвреждают изменение:. Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание! С 1 июля года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации. Порядок ведения личных дел, установленный локальным актом работодателя, может содержать о наличии в пакете документов фотографии работника. Это также облегчит работу человеку, отвечающему в организации за кадровое делопроизводство.

Трудовая книжка и личная карточка работника не хранятся в его личном деле — согласно требованиям инструкций, они должны хранится отдельно. Для их хранения выделяют специальный сейф , металлический шкаф или даже специальное помещение, позволяющее обеспечить их сохранность. Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет.

Это, например:. Пройти тест и найти опасные документы. В статье 86 ТК РФ приведен закрытый перечень тех целей, для которых работодатель вправе собирать, обрабатывать и хранить персональные данные сотрудника. Если наличие документа в папке дела не отвечает ни одной из перечисленных целей, хранить его нельзя. После увольнения работника также отпадает необходимость хранения в личном деле копии его паспорта, СНИЛС, диплома. Поэтому в локальном акте, регламентирующем порядок ведения личных дел работников, нужно предусмотреть выемку и уничтожение копий документов, содержащих ненужную уже информацию личного характера перед передачей дел на архивное хранение.

Ведет личные дела персонала сотрудник, назначенный ответственным приказом руководителя, или же тот, в чьи обязанности это включено должностной инструкцией.

Работодатель также должен в произвольной форме составить приказ и утвердить список тех должностей, которые будут уполномочены работать в организации с персональными данными и иметь доступ к личным делам. Сам работник имеет право доступа к своему личному делу без всяких условий.

Факт ознакомления работника или сотрудника, имеющего служебный доступ к персональной информации, с содержанием дела фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке. Лист ознакомления подшивается в папку или наклеивается на внутреннюю сторону ее обложки. Скачать образец полностью.

На каждой странице проставляется ее номер, а сведения обо всех документах вносят во внутреннюю опись, подшитую в папку сверху. Внутренняя опись нумеруется отдельно, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе. Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года.

Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы. Личные дела на сотрудников и руководителей нужно хранить 75 лет либо 50 лет 75 лет — если оформлены до года Приказ Росархив от Практика показывает, что все кадровые документы работника, а также те, которые содержат персональные данные, удобно хранить в отдельной папке — личном деле.

Порядок ведения личных дел работников регламентируется локальным актом работодателя. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Росархив требует скорректировать Номенклатуру в сентябре: как это сделать. Быть умным — выгодно! Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Оформление документов.

Порядок ведения личных дел. Темы: Документооборот Оформление документов Оформление дел. ГОСТ по делопроизводству Скачайте документ. Лист ознакомления с личным делом Скачайте образец. Титульный лист личного дела работника Скачайте образец. Внутренняя опись личного дела сотрудника Скачайте образец.

Читайте по теме в Системе Кадры. Анкета из личного дела сотрудников. Лист-заверитель личного дела. Обложка личного дела сотрудника. Отчет о проделанной работе Командировка: пошаговый алгоритм оформления Доверенность на генерального директора: образец Все, что нужно знать о служебных записках.

Читайте в электронном журнале Что секретарю нужно проверить, прежде чем подписать обходной лист работника Как составить акт о нарушении дисциплины труда Читаем характер босса по лицу: как понять и Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Утвердите график отпусков до 17 декабря, чтобы не нарваться на штраф. Работодатели будут сдавать отчётность только в электронной форме. Работодателей оштрафуют за неуведомление об электронных трудовых.

Суды определили, как отсчитывать срок для исправления ошибки в отчётах в ПФР. Статьи по теме. Формы и виды доверенностей: образцы. Как подписать документ электронной подписью: пошаговые инструкции. Составление актов. Схема документооборота в организации. Вопросы по теме. Нужно ли вести журнал регистрации уничтожения персональных данных?

Какие есть требования к форматам бумаги и размерам полей на документах?

Ведение личных дел работников

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже. Это надо знать. Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации. Есть компании, в которых личные дела не ведут.

Авторизуйтесь на Яндексе, чтобы оценивать ответы экспертов.

Заполненный образец. Львов Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных дел работников общества с ограниченной ответственностью "Альфа" ООО "Альфа". Личное дело работника включает в себя документы, содержащие сведения о работнике и его трудовом стаже.

Документы для личного дела работника и его формирование

.

Порядок ведения личных дел

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Добромысл

    А вы пробывали вообще работать,попробуй и ты поймеш что нех там ловить в эвропе,зарабатуй тут а туда езди на экскурсию,у меня на предприятии сварщики в чехию ломанулись и вот уже некоторые назад приеали уже работают поняли что 500баксов лучше дома получать,чем 1000 там и то их там еще надо заработать а тут можно брака наделать и ходить умничать ,а ты как юрист полный баран раз непонимаеш к чему это нашу страну приведет,в стране работать некому ,половина в ато бухает другая закладки по улицам делает,третья ноет работы нету ,приходи 15000тыщ зп дома нет им в польше там как медом намазано,придурки о детях бы своих подумали им здесь жить ,все в эвропу неуедут а ты баран ересть несеш за лайки ,лошара полный .налоги надо такие чтобы они боялись к границе подходить.

  2. Мефодий

    Как наказывают за двойное гражданство?

© 2018-2021 samosvalkamaz.ru